Yazılım Firması Kapanırsa Verilerim Ne Olur? Bulut ve Lisanslı Programda Gerçek Risk

Bulut adisyon programlarına karşı çıkan korkulardan biri şudur: "Bu firma bir gün kapanıp ortadan kaybolursa verilerim ne olur?" Aynı korku lisanslı program için de geçerli ama çok daha az dile getirilir, çünkü orada program bilgisayarınızda durduğu için güvende hissedilir. Bu yazıda iki modeli de dürüstçe tartıyoruz.

Risk iki modelde de var

Bir yazılım firması hangi modelle çalışırsa çalışsın kapanabilir, el değiştirebilir ya da ürünü bırakabilir. Fark, bunun işletmenize nasıl yansıdığıdır.

Lisanslı yerel programda

• Program çalışmaya devam eder, ama yaşlanır. Firma kapandığında güncelleme, destek ve mevzuat değişiklikleri durur. Bir gün yasal bir düzenleme ya da işletim sistemi güncellemesi programı uyumsuz bırakabilir.
• Bilgisayar eskir. Kasa bilgisayarı bir gün değişmek zorundadır. Yeni bilgisayara kurulum için çoğu zaman lisans anahtarı, kurulum dosyası ve satıcı desteği gerekir.
• Veri kapalı bir dosyada durabilir. Veritabanı programa özgü bir biçimdeyse, program olmadan bu dosyayı açmak ve muhasebeye aktarmak zor ya da imkânsız olabilir.

Bulut programında

• Hizmet verenin sunucusu kapanırsa erişim de kapanır. Veri sizin bilgisayarınızda olmadığı için, elinizde bir kopya yoksa ona ulaşmak sağlayıcıya bağlıdır.
• Korunmanın yolu sözdür ve sistemdir: verinin standart biçimde dışarı alınabilmesi, yedek politikasının bilinmesi ve sözleşmenin bu durumu düzenlemesi.

Yani soru "bulut mu, lisans mı" değil; "verilerim, firmadan bağımsız bir biçimde bende var mı" sorusudur. Hem yerel hem bulut modelin artı ve eksilerini bulut abonelik mi, lisanslı program mı sayfasında maliyet tarafıyla birlikte ele aldık.

Kapanma günü somut olarak ne değişir?

İki modelde de ilk saatlerde panik yerine bir liste işe yarar.

Lisanslı yerel programda: Program bilgisayarınızda çalışmaya devam ettiği için ertesi gün satış yapabilirsiniz. Asıl sorun aylar ve yıllar içinde ortaya çıkar: yeni bir yazıcı modeli tanımıyor, işletim sistemi güncellemesi sonrası açılmıyor, yeni bir vergi ya da fiş düzenlemesi programa yansımıyor. Kasa bilgisayarı arızalandığında ise kurulum dosyasını ve lisansı bulmanız gerekir.

Bulut programında: Erişim sağlayıcının sunucusuna bağlı olduğu için, hizmet kapandığı gün erişim de kapanabilir. Bu yüzden elinizde ne olduğu önemlidir: son aylık muhasebe dosyaları, menünüzün Excel kopyası, personel puantajı. Bunlar varsa başka bir programa geçişte geçmişi sıfırdan kurmanız gerekmez; yoksa kurmak zorunda kalırsınız.

İki durumda da ortak payda şudur: veriyi satıcıdan bağımsız bir biçimde elinizde tutan işletme, kötü haberi daha kolay atlatır.

Verinin kimde olduğunu bilmek

İşletmenin elinde tutması gereken veri kabaca üç gruba ayrılır:

• Mali kayıtlar: satışlar, gider, cari hareketler. Muhasebeciniz ve vergi dairesi için gereklidir.
• Menü ve ürün bilgisi: fiyatlar, kategoriler, ürün adları. Yeniden kurmak istediğinizde en çok zaman alan bölümdür.
• Operasyon kayıtları: kim ne zaman çalıştı, kim neyi iptal etti.

Her grup için sorulacak soru aynıdır: bunu hangi biçimde dışarı alabilirim?

"Kapanır mı?" sorusunu doğru sormak

Bir firmanın kapanıp kapanmayacağını kimse önceden bilemez; bu yüzden asıl soru tahmin değil, hazırlıktır. Yazılım seçerken kendinize şunu sorun: "Bu firma yarın olmasa, işletmem hafta içinde ayakta kalır mı?" Verinin bir kopyası sizdeyse, menünüz hazır bir tabloda duruyorsa ve muhasebeciniz geçmiş dönemi dosyadan görebiliyorsa cevap evettir. Bu hazırlığı yapmak yazılım markasından bağımsızdır ve bir kez alışkanlık olduğunda neredeyse hiç emek istemez.

Satıcıya sorun: 5 soru

Hangi programa bakıyor olursanız olun, satın almadan önce şu soruları yazılı sorun ve cevabı saklayın:

1. Hangi veriyi dışarı alabilirim, hangi biçimde? Excel ve CSV gibi standart biçimler mi, yoksa yalnızca programın kendi yedek dosyası mı?
2. Veri nerede barındırılıyor? Hangi ülkede, hangi altyapıda; sertifikası ne?
3. Ne sıklıkla yedekleniyor? Yedeği kim alıyor, ben mi siz mi?
4. Sözleşme sona erince ne oluyor? Abonelik bittiğinde ya da hizmet sonlandığında verilerime erişimim ne kadar sürer, hangi koşullarla?
5. Muhasebecim bunu içe aktarabiliyor mu? Çıktı mali müşavirin kullandığı biçimde mi?

Bu sorulara net cevap veren bir satıcı, hem bugünü hem de kötü bir senaryoyu düşünmüş demektir. Cevaptan kaçınan satıcı da sizin için bir bilgidir.

Sözleşmede aranacak maddeler

Konuşulan her şey sözleşmeye yazılmadıkça sözlü bir niyettir. Sözleşme ya da kullanım şartlarında şu başlıklara bakın:

• Abonelik sona erdiğinde verinize erişim süresi ve koşulları.
• Verinin sahibinin kim olduğu: işletme mi, sağlayıcı mı?
• Verinin hangi amaçlarla işlenebileceği ve üçüncü taraflarla paylaşılıp paylaşılmadığı.
• Hizmet sonlandırılırsa müşteriye ne kadar önceden bildirim yapılacağı.
• Kişisel verilerin silinmesi talebinin nasıl karşılandığı (KVKK).

Okuyup anlamadığınız bir madde varsa muhasebecinize ya da hukuk danışmanınıza gösterin. Bu işlem, yazılımı seçmenin parçasıdır.

Genu'da bugün neler var?

Burada yalnızca bugün çalışan, doğrulanmış özellikleri sıralıyoruz:

• Menü: ürünler Excel'e dışa aktarılır ve Excel'den toplu olarak içe aktarılır.
• Muhasebe dışa aktarımı (Pro plan): satışlar, adisyon dökümü, giderler ve cari hareketleri Excel (.xlsx) ve CSV olarak alınır; mali müşavirin içe alabileceği biçimdedir.
• Log kayıtları CSV olarak, puantaj Excel olarak dışarı alınabilir.
• Altyapı: veri, SOC 2 Tip II sertifikalı bir altyapı sağlayıcısında, Avrupa Birliği'ndeki (İrlanda) veri merkezinde tutulur ve sunucu tarafında veritabanının günlük otomatik yedeği alınır.
• Yerel kopya: kasa bilgisayarına Genu Desktop kurduysanız, uygulama günde bir ve gün sonunda tutarlı yerel yedek alır (3 kopya).
• Abonelik biterse: panelde dışa aktarma sayfaları (muhasebe, ürünler, log kayıtları, puantaj) 30 gün açık kalır; verinizi bu sürede indirirsiniz.
• Genu hizmeti sonlandırırsa: bu karar kayıtlı e-posta adresinize en az 90 gün önceden bildirilir; bu süre boyunca hizmet sürer ve verinizi Excel ve CSV olarak dışa aktarırsınız.

Son iki madde Kullanım Koşulları'nda yazılıdır; yani sözlü bir niyet değil, sözleşmedir.

Bu liste, güncel özellik ve plan bilgilerimizin bir özetidir. Güncel paketleri fiyatlar sayfasında görebilirsiniz.

Program değiştirirken neyi taşıyabilirsiniz?

Kapanma olmasa bile, işletmeler bir gün program değiştirir. Taşıma kolaylığı, baştan hangi verinin standart biçimde çıktığına bağlıdır.

• Menü en kolay taşınan parçadır. Ürün adı, kategori ve fiyat bir tabloda durduğunda yeni sisteme toplu aktarılabilir. Genu da Excel'den toplu menü içe aktarımını destekler, yani başka bir programdan gelirken de aynı yol işler.
• Mali geçmiş çoğunlukla taşınmaz, arşivlenir. Eski programdaki satış ve gider kayıtlarını Excel ya da CSV olarak saklarsınız; yeni program yeni dönemi kaydeder. Muhasebe açısından yeterli olan da genellikle budur.
• Cari bakiyeler taşınması gereken canlı veridir. Açılış bakiyesini liste halinde elinizde tutmanız, geçişi saatler içinde değil dakikalar içinde yaptırır.

Bu nedenle satın almadan önce verinin dışarı çıkış yolunu görmek, ürünün özellik listesini okumak kadar önemlidir.

Her işletmenin edinmesi gereken alışkanlık: aylık dışa aktarım

Hangi programı kullanırsanız kullanın, işe yarayan basit bir kural var: her ay, kapanıştan sonra muhasebe dosyalarını (satış, adisyon dökümü, gider, cari) dışarı alın ve işletmenizin kontrolündeki bir yere kaydedin. Ayrı bir bulut klasörü ya da harici disk yeterlidir.

Bu alışkanlığın üç faydası var:

• Muhasebeciniz zaten bu dosyalara her ay ihtiyaç duyar. Fazladan iş değil, işin kendisidir.
• Elinizde satıcıdan bağımsız bir mali kayıt arşivi birikir.
• Başka bir programa geçmeniz gerektiğinde geçmişi sıfırdan kurmak zorunda kalmazsınız.

Menü için de aynısını yapın: ürün listesini Excel'e aldığınızda, fiyat güncellemelerinizin bir kopyası ve olası bir yeniden kurulumun hazır listesi elinizde olur.

Özetle

Verinizi korumanın yolu iki adımdır: sözleşmeyi ve satıcının cevaplarını okumak, kopyayı kendi elinizde tutmak. Bu ikisi hangi program olursa olsun geçerlidir. Verinin güvenliğine dair diğer sorular için bulut adisyon programı güvenli mi yazımıza, mimari farklar için bulut, yerel ve hibrit adisyon karşılaştırmasına bakabilirsiniz. İnternet kesintisinde kasanın nasıl davrandığı için internetsiz çalışan adisyon programı sayfası da yardımcı olur.

Denemek için

Genu'yu 30 gün ücretsiz deneyin, kredi kartı gerekmez. Muhasebe dışa aktarımını ilk ay sonunda kendiniz alıp mali müşavirinize gösterin; biçim uygun mu, kendi gözünüzle görün. Planlar için fiyatlar sayfası.