Z Raporu ile Gün Sonu Raporu Aynı mı? Farkı, X Raporu ve Uzlaştırma

Kısa cevap: hayır, aynı şey değildir. Z raporu, yeni nesil yazarkasanın (ÖKC) gün sonunda aldığı ve mali hafızaya yazılan resmi mali rapordur. İşletmenin "gün sonu raporu" ise kasanın kapanışında yönetim için hazırlanan, ödeme tipine göre tahsilatı, iptal ve ikramları, kasa sayımını gösteren iç rapordur. İkisi aynı günü anlatır ama farklı amaçlara hizmet eder ve rakamların birebir tutması gerekmez.

Bu yazıda Z raporunun, X raporunun ve işletmenin gün sonu raporunun ne olduğunu, hangisinin vergi açısından geçerli olduğunu, ikisi tutmadığında hangi sırayla bakmanız gerektiğini ve Z raporu alınmazsa ne olabileceğini sade bir dille anlatıyoruz.

Z raporu nedir?

Z raporu, ödeme kaydedici cihazın (yazarkasa) o güne ait satışlarını özetleyen ve günü kapatan mali belgedir. Yeni nesil ÖKC'de satışlar cihazın mali hafızasına işlenir; Z raporu da bu kayıtların gün sonu dökümüdür. Genel olarak şunları içerir:

• Günlük toplam satış tutarı ve fiş sayısı
• KDV oranlarına göre ayrılmış matrah ve KDV tutarları
• Ödeme türlerine göre toplamlar (nakit, kredi kartı gibi)
• Rapor numarası, tarih ve cihazın kimlik bilgileri

Z raporunun temel özelliği mali olmasıdır: cihaz tarafından üretilir, mali hafızaya kaydedilir ve sonradan elle değiştirilemez. Günde bir kez alınır, alındıktan sonra o günün sayaçları kapanır ve yeni gün için sıfırdan başlar. Raporların ve cihaz kayıtlarının yasal saklama yükümlülüğü vardır; süreler ve nasıl saklanacağı konusunda mali müşavirinize danışın.

Hangi işletmenin ÖKC kullanmak zorunda olduğu ve fiş verme yükümlülüğü ayrı bir konudur; restoranda yazarkasa fişi zorunlu mu rehberimizde kanun ve tebliğ dayanaklarıyla anlattık.

X raporu nedir?

X raporu, gün içinde herhangi bir anda alınan ara rapordur. O ana kadarki satış toplamlarını gösterir ama günü kapatmaz ve sayaçları sıfırlamaz. Mali bir kapanış belgesi değildir; vardiya değişiminde, kasa kontrolünde ya da "şu ana kadar ne kadar sattık" sorusunda kullanılır. Aynı gün içinde istediğiniz kadar X raporu alabilirsiniz.

Pratik fark şudur: Z raporu günü kapatır ve mali kayıt oluşturur, X raporu yalnızca bakmanızı sağlar.

İşletmenin "gün sonu raporu" nedir?

Restoran ve kafelerde "gün sonu" dendiğinde çoğu zaman yazarkasanın Z raporu değil, kasa kapanışında hazırlanan yönetim raporu kastedilir. Bu rapor mali bir belge değildir; işletmeyi yönetmek için kullanılır. Tipik içeriği şöyledir:

• Ödeme tipine göre tahsilat: nakit, kredi kartı, yemek kartı, açık hesap
• İptaller, ikramlar, indirimler ve iadeler, tercihen gerekçeleriyle
• Garson ya da kasiyer bazında satış ve tahsilat
• Kategori ve ürün bazında satış adetleri
• Kasa sayımı: sistemin beklediği nakit ile sayılan nakit ve aradaki fark
• Açık kalan adisyonlar ve gün içindeki olağandışı olaylar

Bu raporun amacı "kasa tuttu mu, kim ne sattı, nerede kayıp var" sorularını cevaplamaktır. Vergi beyanının dayanağı değildir; ama yanlış bir şey olduğunda ilk bakılan yerdir.

Karşılaştırma: Z raporu, X raporu ve gün sonu raporu

Hangisi vergi açısından geçerli?

Vergi açısından belge değeri taşıyan, ÖKC'nin mali hafızasına işlenen kayıtlar ve bunların Z raporudur. Yazılım içinden alınan gün sonu raporu, ne kadar ayrıntılı olursa olsun, yazarkasanın mali Z raporunun yerine geçmez. Satışın vergisel belgesi müşteriye verilen ÖKC fişi, fatura veya e-Arşiv faturadır.

Bu yüzden iki raporu birbirinin alternatifi gibi değil, birbirini tamamlayan iki kontrol olarak düşünün: biri mali kaydı, diğeri işletmenin iç hesabını gösterir. Hangi belgenin hangi durumda geçerli olduğu konusunda emin olmadığınız bir nokta varsa mali müşavirinize danışın.

Neden ikisi tutmayabilir?

Z raporundaki toplam ile yönetim raporundaki toplamın farklı çıkması çoğu zaman bir hata değil, kayıt biçimindeki farktır. En sık görülen nedenler:

• Tahsilat ile fiş arasındaki zaman farkı: Adisyon kapandı ama ÖKC fişi kesilmedi ya da farklı bir güne düştü.
• Açık hesap (veresiye): Yönetim raporunda satış olarak görünür, ama tahsilat alınmadığı için kasada nakit yoktur. ÖKC tarafında nasıl işlendiği işletmenin uygulamasına bağlıdır.
• İkram, iptal ve indirim: Yönetim raporu bunları ayrı satır olarak gösterir; ÖKC'de ise yalnızca fiilen kesilen fişin tutarı vardır.
• Yemek kartı ve diğer ödeme türleri: İki raporda farklı gruplanmış olabilir.
• İş günü sınırı: Gece geç saate kadar açık olan işletmelerde yönetim raporunun iş günü, takvim gününden farklı bir saatte kapanıyor olabilir; Z raporu ise cihazda gün sonu işlemini yaptığınız anda kapanır.
• Düzeltme ve iade fişleri: Sonradan yapılan iade ve düzeltmeler hangi güne yazıldıklarına göre toplamları kaydırır.
• Elle girilen hatalar: Yanlış tutarlı fiş, yanlış ödeme türü seçimi ya da sipariş sisteminden ÖKC'ye aktarılmamış işlem.

Kasa sayımında nakit farkı çıkmasının nedenlerini ayrıca gün sonunda kasa neden tutmaz yazımızda inceledik.

Adım adım uzlaştırma

İki rapor arasındaki farkı bulmak için her gün aynı sırayı izleyin:

1. Aynı günü ve aynı saat aralığını seçin. Yönetim raporunun iş günü sınırı ile Z raporunun kapanış anının aynı tarihe baktığından emin olun.
2. Toplamları yan yana yazın. Z raporundaki toplam satış, nakit ve kart toplamlarını, yönetim raporundaki ödeme tipi toplamlarıyla karşılaştırın.
3. Yönetim raporundan sapmaları çıkarın. Açık hesap satışlarını, ikramları ve tahsil edilmemiş adisyonları ayırın; bunlar ÖKC toplamına girmeyebilir.
4. Ödeme tipi bazında bakın. Fark yalnızca nakitte mi, yalnızca kartta mı? Tek bir ödeme türünde toplanan fark çoğu zaman yanlış ödeme türü seçiminden gelir.
5. Fiş sayılarını karşılaştırın. Z raporundaki fiş adedi ile yönetim raporundaki kapanan adisyon adedi arasındaki fark, fişi kesilmemiş ya da iki kez kesilmiş işlemi gösterir.
6. İptal ve iade kayıtlarına bakın. Gün içinde iptal edilen adisyonun fişi kesilmişse iade ya da düzeltme fişi olup olmadığını kontrol edin.
7. Kasayı sayın. Nakit farkı kalıyorsa sayılan nakit ile beklenen nakdi karşılaştırın; kasadan yapılan gider ve para çıkışlarının kaydedildiğinden emin olun.
8. Farkı not edin. Açıklanamayan fark kalırsa nedenini ve tarihini yazın; tekrarlıyorsa aynı personel ya da aynı vardiyada mı toplandığına bakın.

Her gün yapılan kısa bir uzlaştırma, ay sonunda biriken büyük ve açıklanamaz farklardan çok daha ucuzdur.

Genu'nun gün sonu raporu ne yapar, ne yapmaz?

Genu'nun gün sonu raporu, kasa ve adisyon verisinden üretilen bir yönetim raporudur ve kasa ekranının parçasıdır. İçinde ciro, ödeme yöntemi kırılımı, gerekçeleriyle iptaller, ikramlar, kategori ve ürün satışları, personel bazında satış ve tahsilat, internet kesintisi pencereleri ve nakit sayımına göre kasa fazlası ya da açığı bulunur. Rapor, belirlediğiniz saatte işletme sahibine ve mali müşavire e-postayla gönderilebilir. Gün sonu raporu Pro ve üzeri planlarda yer alır; güncel plan bilgisi için fiyatlandırma sayfasına bakabilirsiniz.

Önemli sınır şudur: bu rapor yazarkasanın mali Z raporunun yerine geçmez. Genu'nun raporu mali olmayan bir yönetim raporudur; ÖKC mali hafızasına yazmaz ve yazarkasayla yapılan gün sonu işlemini ortadan kaldırmaz. Rapora "Z raporu" denmesi, mali Z raporu anlamına gelmez; işletmenin iş gününü kapatan iç belgedir.

Gün içinde ara kontrol için X raporu mantığında bir ara rapor da alınabilir. Bu da yönetim amaçlıdır. Kasanın genel işleyişi için kasa modülü sayfasına, adisyonun ne olduğunu ve fişle farkını görmek için adisyon nedir rehberine göz atabilirsiniz.

Z raporu alınmazsa ya da unutulursa ne olur?

Z raporu mali bir yükümlülüğün parçası olduğu için gün sonu işleminin düzenli yapılması beklenir. Unutulursa ya da uzun süre yapılmazsa, ÖKC kullanımına ilişkin kurallar kapsamında idari yaptırımlar öngörülebilir. Yaptırımın türü ve tutarı yıl yıl değiştiği için burada rakam vermiyoruz; güncel hükümler için Gelir İdaresi Başkanlığı duyurularına ve cihazınızın kılavuzuna bakın.

Cihaz markanıza ve modelinize göre gün sonu işleminin nasıl alındığı değişir. Unuttuğunuz bir gün olduysa cihazın yetkili servisine ve mali müşavirinize danışın; elle kayıt düzeltmeye çalışmayın. Önleyici yöntem basit: kasa kapanış kontrol listenize "ÖKC gün sonu işlemi alındı" maddesini ekleyin ve bunu yönetim raporunun uzlaştırmasıyla aynı rutine bağlayın.

Günlük rutin için kısa liste

• Son müşteriden sonra açık adisyon kalmadığını kontrol edin.
• Yönetim raporunu (gün sonu raporunu) alın ve ödeme tiplerini gözden geçirin.
• Kasayı sayın, sayımı sisteme girin ve farkı görün.
• Yazarkasada gün sonu (Z) işlemini alın.
• İki toplamı yan yana koyun, farkı açıklayın ya da not edin.
• Z raporunu ve yönetim raporunu düzenli şekilde saklayın ve mali müşavirinizle paylaşın.

Sık sorulan sorular

Gün sonu raporu ile Z raporu aynı şey mi?

Hayır. Z raporu yazarkasanın mali hafızaya yazılan resmi gün sonu raporudur. Gün sonu raporu ise işletmenin kendi yazılımından aldığı, ödeme tipi, iptal, ikram ve kasa farkı gibi bilgileri gösteren yönetim raporudur. Biri mali, diğeri iç kullanım içindir.

Gün sonu raporu Z raporu yerine geçer mi?

Hayır. Yazılımın ürettiği yönetim raporu mali belge değildir ve yazarkasanın Z raporunun yerini almaz. ÖKC kullanmakla yükümlü bir işletme olarak Z raporu işlemini ayrıca yapmanız gerekir.

X raporu ile Z raporu arasındaki fark nedir?

X raporu gün içinde alınan ve günü kapatmayan ara rapordur, mali kapanış sayılmaz. Z raporu günü kapatır, mali hafızaya yazılır ve sayaçları sıfırlar.

Z raporu ile gün sonu raporunun toplamları neden farklı çıkıyor?

Açık hesap satışları, ikram ve iptaller, fişi kesilmemiş adisyonlar, iş günü sınırı farkı ve yanlış ödeme türü seçimi gibi nedenler toplamları ayırabilir. Aynı günü seçip ödeme tipi ve fiş sayısı bazında karşılaştırarak farkın kaynağını bulabilirsiniz.

Z raporunu ne kadar süre saklamam gerekir?

Mali raporların ve belgelerin yasal saklama yükümlülüğü vardır. Süre ve saklama biçimi konusunda emin olmak için mali müşavirinize danışın.

Z raporu alınmazsa ne olur?

Gün sonu işlemini düzenli yapmamak ÖKC kullanım kuralları kapsamında idari yaptırıma yol açabilir. Güncel hükümler için Gelir İdaresi Başkanlığı duyurularına ve mali müşavirinize başvurun.