Restoranda stok takibinin market stoğundan farkı şudur: siz "Latte" satarsınız ama depodan eksilen şey 18 gram kahve, 220 ml süt ve bir bardaktır. Bu yüzden restoranda stok, ürün adediyle değil malzemeyle tutulur ve her ürünün hangi malzemeden ne kadar harcadığını gösteren bir reçeteye bağlanır.
Bu yazıda önce sistemin mantığını, sonra Genu'da her adımın hangi ekranda nasıl yapıldığını anlatıyoruz. Okuduktan sonra ilk stok kartınızı açıp ilk mal kabulünüzü girebilecek durumda olacaksınız.
Stok takibinin beş parçası
- Stok kartı: Depodaki her malzemenin kaydı: adı, birimi, eldeki miktarı, maliyeti.
- Reçete: Bir menü ürünü satıldığında hangi stok kartından ne kadar düşüleceği.
- Mal kabul (stok girişi): Tedarikçiden gelen malın stoka eklenmesi.
- Satışta düşüm: Adisyon kapanınca reçetedeki malzemelerin stoktan kendiliğinden düşmesi.
- Sayım ve fire: Raftaki gerçek miktarın sistemle karşılaştırılması ve bozulan, dökülen, ikram edilen malın kayda geçmesi.
Bu beşi birlikte çalışınca "elimde ne var, ne kadar harcadım, nerede kaçak var" sorularının cevabı ekranda olur.
1. Stok modülünü açın
Stok modülü Premium ve üstü planlarda vardır ve varsayılan olarak kapalıdır; açılmadan satışta hiçbir şey düşmez. İşletme sahibi açar:
- Panelde Ayarlar › Stok ayarları sayfasına girin.
- "Stok modülünü aç" kutusunu işaretleyip kaydedin. Yan menüde Finans grubunun altında Stok sayfası görünür.
- Aynı sayfada iki ayar daha var: "Kritik stok bildirimi" (kritik seviyenin altına inen malzemeler için günde bir bildirim) ve "Nakit mal kabulünü kasa gideri yaz" (nakit ödenen alımlar gün sonu kasa sayımına gider olarak girer).
Modülü sonradan kapatırsanız kartlar ve hareketler silinmez; yalnız satışta düşüm ve yeni giriş durur.
2. Stok kartlarını açın (ilk stoğunuzla birlikte)
Stok › Stok Kartları sekmesinde "Kart" düğmesine basın. Formdaki alanlar:
- Ad ve kategori: Örneğin "Kahve çekirdeği", kategori Gıda (diğerleri İçecek, Ambalaj, Temizlik, Diğer).
- Temel birim: Miktar ve maliyet bu birimle tutulur: g, kg, ml, lt, adet, porsiyon, paket, kutu ya da koli. Reçetede gramla çalışacaksanız temel birimi g seçin.
- Alış birimi ve katsayı: Malı tedarikçiden farklı bir birimle alıyorsanız buraya yazın. Örneğin alış birimi "koli", "1 koli = 24 adet". Mal kabulde "3 koli" yazdığınızda stoka 72 adet girer.
- Kritik seviye ve hedef seviye: Kritik seviyenin altına inince uyarı gelir; sipariş önerisi "hedef seviye − eldeki miktar" olarak hesaplanır.
- Tedarikçi ve stok kodu: İsteğe bağlı. Tedarikçileri Tedarikçiler sekmesinden ekleyebilirsiniz; sipariş önerisi tedarikçiye göre gruplanır.
- Açılış miktarı ve birim maliyet: Yalnız yeni kartta görünür. Raftaki mevcut stoğu buraya yazarak başlayın; ayrı bir "açılış" ekranına gerek yoktur.
Şişe içecekler için kısa yol: Kola, su, maden suyu gibi olduğu gibi satılan ürünler için Stok › Reçeteler sekmesindeki "Reçetesiz başla" ile menüden ürünleri topluca seçin. Seçilen her ürün için birebir bir stok kartı ve tek satırlık reçete (1 adet) açılır.
3. Ürünlere reçete bağlayın
Reçeteler ürün düzenleme ekranından değil, Stok › Reçeteler sekmesinden girilir. Liste menü kategorilerine göre gruplanır; "Reçetesiz" filtresiyle henüz reçetesi olmayan ürünleri görürsünüz.
- Ürüne tıklayın, "Malzeme ekle" ile her malzemeyi seçip miktarını ve birimini yazın. Örneğin Latte: 18 g kahve çekirdeği, 220 ml süt, 1 adet bardak.
- Alt satırda toplam maliyet ve kâr marjı anında görünür. Reçete listesinde her ürünün yanında da marj yüzdesi yazar; düşük marjlı ürünler renkle ayrışır.
- Ürünün seçenekleri varsa "Opsiyon ekleri" bölümünde seçenek başına ek malzeme tanımlayın. Örneğin "Ekstra peynir" seçilince 30 g kaşar daha düşsün. Opsiyon eki menüdeki seçeneğe bağlıdır: seçeneğin adını menüde değiştirseniz de düşüm sürer; seçeneği menüden kaldırırsanız reçetede "menüde yok" uyarısıyla görünür ve yeniden seçilene kadar kaydedilmez.
- İsterseniz malzeme bitince ürünü otomatik "tükendi" yap kutusunu işaretleyin: reçetedeki bir malzeme sıfıra inince ürün menüde tükendi olur, mal girişiyle stok geri gelince kendiliğinden açılır.
Ürün maliyetini doğru kurmanın inceliklerini restoranda ürün maliyeti nasıl hesaplanır yazımızda ayrıca anlattık.
4. Stok girişi: mal kabul
Tedarikçiden mal geldiğinde Stok › Mal Kabul sekmesinde "Yeni mal kabul" düğmesine basın.
- Başlık: Tedarikçi, belge no (irsaliye ya da fatura numarası), belge tarihi ve ödeme türü: Nakit, Kart, Havale ya da Açık (ödenmedi).
- Satırlar: Her satırda stok kartı, miktar, birim ve birim fiyat. Kartın alış birimi varsa birim olarak o gelir; satır toplamı ve fiş toplamı kendiliğinden hesaplanır. "Satır ekle" ile devam edin.
- Nakit ödemede: "Kasadan ödendi (gün sonu gideri yaz)" kutusu işaretliyse alım gün sonu kasa sayımına gider olarak girer; kasadaki eksik nakit böylece açıklanmış olur.
Kaydettiğinizde stok artar ve kartın ortalama maliyeti yeni alış fiyatıyla güncellenir. Yanlış girilen bir fişi silmezsiniz; geçmiş listesinden açıp "İptal et" deyip sebebini yazarsınız. Fiş ters kayıtla kapanır, kayıt zinciri bozulmaz.
5. Satışta düşüm: siz bir şey yapmazsınız
Adisyon kapanıp ödeme alındığı anda reçetedeki malzemeler stoktan düşer. Salon, paket, gel-al, adrese teslim ve tezgâh satışı fark etmez; masa kasadan değil "masayı kapat" ile ya da işletme panelinden "ödendi" diye kapatıldığında da düşüm yapılır. Kapanış geri alınırsa düşüm de geri döner.
Stok eksiye düşse bile satış durmaz; sistem servisi engellemez, yalnız eksiye düşen kartı Genel Bakış'ta gösterir. O kartın ya girişi unutulmuştur ya da reçetesi gerçeğe uymuyordur; sayımda ortaya çıkar.
6. Sayım
Sayım, sistemin "elde olması gereken" ile raftaki gerçeği karşılaştırır. Haftalık sayım çoğu işletme için iyi bir başlangıçtır; pahalı malzemeleri (et, peynir, içki) daha sık saymak kaçakları erken yakalar.
- Stok › Sayım sekmesinde bir başlık verin (örneğin "Pazartesi sayımı"), isterseniz yalnız bir kategori seçin ve "Sayım başlat" deyin.
- Her satırda beklenen miktar yazar; raftakini "Sayılan" kutusuna girin. Fark anında görünür.
- "Beklenenle doldur" boş kalan satırları beklenen miktarla doldurur; yalnız farklı olanları elle değiştirirsiniz.
- "Sayımı kapat" dediğinizde farklar deftere yazılır ve sayım fark tutarıyla birlikte geçmiş listesine düşer. Kapanmış sayıma tıklayınca ürün ürün beklenen, sayılan ve fark tablosunu görürsünüz.
7. Fire
Bozulan, dökülen ya da ikram edilen malı kayda geçirmek, sayım farkının nereden geldiğini gösterir. Stok › Fire sekmesinde stok kartını, miktarı ve sebebi seçin: Bozuldu / SKT geçti, Döküldü / kırıldı, İkram, Personel yemeği ya da Diğer. Aynı işlemi stok kartının detayındaki "Fire yaz" düğmesiyle de yapabilirsiniz.
8. Takip: Genel Bakış, sipariş önerisi ve raporlar
- Genel Bakış: Stok değeri, bugünkü maliyet (kapanan adisyonlardan düşülen), bugünkü fire ve kritik stok sayısı tek bakışta.
- Sipariş önerisi: Kritik seviyenin altına inen malzemeler tedarikçiye göre gruplanır ve ne kadar almanız gerektiği alış biriminizle yazılır (örneğin "3 koli").
- Kritik stok bildirimi: İşletme sahibine panelin bildirim merkezinde günde bir kez, hangi kartların kritik seviyenin altında olduğunu söyler.
- Raporlar: Bugün, 7 gün, 30 gün ya da bu ay için ciro, maliyet (cironun yüzdesi olarak), fire, mal kabul ve sayım farkı; malzeme bazında tüketim, sebebe göre fire ve tedarikçi harcaması.
Kim ne yapar?
Stok ekranı işletme sahibi ve yöneticiler içindir. Sahip panelden (app.genu.tr) her şeyi yapar; modülü açıp kapatmak ve ayarlar yalnız sahiptedir. Yöneticiler aynı ekranı telefonlarından yönetici panelinde açar; stok kartı, reçete, mal kabul, sayım ve fire yazabilir.
Sık sorulanlar
İlk kurulumda stoğumu nasıl girerim?
Her stok kartını açarken "Açılış miktarı" ve "Birim maliyet" alanlarına raftaki mevcut miktarı yazın. Sonradan düzeltmek için kartın detayındaki "Düzeltme" ya da bir sayım yeterlidir.
Bir ürünün stoğu yanlış görünüyor, ne yapmalıyım?
Önce reçeteyi kontrol edin: miktar ve birim doğru mu (g ile kg karışması en sık hatadır)? Sonra o kart için sayım yapın; fark deftere yazılır ve stok gerçeğe eşitlenir.
Malzemeleri toplu olarak yükleyebilir miyim?
Olduğu gibi satılan ürünler (şişe içecek vb.) için "Reçetesiz başla" menüden seçtiklerinizi tek seferde stok kartına ve reçeteye çevirir. Hazırlanan ürünlerin malzemeleri stok kartı olarak tek tek açılır; en çok satan ürünlerin malzemeleriyle başlamak işi hızlandırır.
Stok sıfıra inince satış durur mu?
Hayır. Stok eksiye düşebilir; servis kesilmez. Ürünün menüden kalkmasını istiyorsanız reçetede "otomatik tükendi" kutusunu işaretleyin.
Sonuç
Stok takibinin değeri ilk sayımda ortaya çıkar: hangi malzemenin nerede kaybolduğunu, hangi ürünün sandığınızdan az kazandırdığını görürsünüz. Başlamak için bütün menüyü beklemeyin; en çok satan on ürünün reçetesini girin, ilk mal kabulü ve ilk sayımı yapın.
Stok, reçete ve maliyet özelliklerinin tamamı için stok yönetimi sayfasına bakın. Genu'yu 30 gün ücretsiz deneyin, kredi kartı gerekmez; planlar için fiyatlar sayfası.